Что такое регистры 1С:Предприятие и зачем они нужны
Разговор сейчас, в частности, пойдет о регистрах 1С:Бухгалтерии 8. Давайте вкратце выясним, что это такое и зачем оно нужно.
В своём курсе по 1С:Бухгалтерии Предприятия 8 я рассказываю пользователям и о том, как хранятся данные в конфигурации. Конечно, особые подробности тут не нужны, но, тем не менее, необходимо знать, какие виды данных присутствуют в 1С Бухгалтерии 8 и как с ними «управляться». Это важно ещё и потому, что далеко не всегда можно полагаться на то, что в программе есть абсолютно всё, что вам нужно.
Что такое регистры 1С Бухгалтерии и зачем они нужны
Движение документа по регистрам — это записи, вносимые документом в регистры при проведении, называются.
Виды регистров 1С Бухгалтерии
На самом деле, регистры в 1С:Бухгалтерии используются не только для хранения проводок документов, но и для других различных целей. В связи с этим существует несколько видов регистров:
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
А вот то же самое на примере 1С:Бухгалтерии 8.3:
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Просмотр регистров 1С Бухгалтерии
Любой из регистров можно открыть с помощью форм, приведенных мной выше. То есть из общего списка регистров определенного типа. Для примера приведу самый известный регистр — регистр бухгалтерии. Впрочем, это название больше техническое, поскольку для пользователя он называется Журнал проводок.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
При открытии любого регистра данные там отображаются «в общей куче». Их можно отфильтровать по необходимым вам параметрам в точности также, как это можно сделать с документами.
Внесение изменений в регистры
Если вы еще раз взглянете на фрагмент содержимого регистра бухгалтерии 1С Предприятие на рисунке выше, то обратите внимание на отсутствие кнопки Добавить. Дело в том, что не во все регистры можно вносить записи напрямую, т.е. открыть его и добавить элементы (строки) вручную, как это можно сделать с документами или справочниками.
Вопрос на засыпку: знаете ли вы, что в некоторые справочники также нельзя вносить данные через всеми любимую кнопку «Добавить». Как думаете, почему?
А вот пример простого регистра сведений, в который записи вручную вносить можно. Использовать такие регистры, конечно, проще.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Если в регистре нет кнопки Добавить, то данные в такие регистры вносятся только так называемыми регистраторами. Смысл понятия регистратор иллюстрирует всё та же картинка с формой регистра бухгалтерии.
Подведём итоги
В регистрах 1С Бухгалтерии хранятся данные, не менее важные, чем записаны в формах документов. Очень важно уметь правильно работать с различными регистрами — это помогает понимать, все ли правильно делает программа (в соответствии с вашими потребностями).
Умение обращаться с регистрами помогает исправлять ошибки в учете.
Особенности разных регистров, внесение в них данных, типы регистраторов, различие между периодическими и непериодическими регистрами, а также многое другое, я рассматриваю в онлайн курсе 1С:Бухгалтерии 8, представленному на данном сайте.
Зачем нужны регистры 1с
Документы – суть ведения учета в 1С. Каждый документ имеет результат, например пришло товаров +10 шт.
Отчеты – позволяют смотреть результаты. Суммируют эти результаты и показывают пользователю.
Однако документов много и если бы приходилось суммировать их результаты, то это было бы слишком сложно. Поэтому придуман лучший способ!
Документы записывают свои результаты (называют «движения») в специальные таблицы – регистры 1с, которые сами суммируют результаты, чтобы отчет просто отобразил заранее посчитанные итоги.
Сегодня мы поговорим про регистры 1С и их использование.
Регистр 1с – это таблица, такая же как и в Excel, каждый документ пишет в регистр 1с одну или несколько строк своих движений (результатов) с каким-либо знаком – плюс или минус. Это значит, что итого регистра 1С изменилось на соответствующую цифру.
Документ, который записал движения в регистр 1С, называют Регистратор. Дата и время движения равны (в 99% случаев) дате документа. Дату движения называют Период.
Каждый регистр 1С учитывает обычно движения какого нибудь одного справочника. Например, регистр 1С Товары на складах – движения товаров (в терминах 1С «номенклатуры») – сколько поступило товаров на склад, сколько убыло. Регистр 1С Взаиморасчеты с контрагентами (покупателями и поставщиками) – движения договоров с контрагентами – сколько нам стал должен контрагент после покупки или сколько мы ему должны после оплаты. Справочник, в разрезе которого ведется регистр называют основным измерением (аналитикой) регистра 1С.
Конечно же никто не делает одно основное измерение к у регистра 1С. Ведь если мы учитываем движения товаров, то нам интересно не только какой товар уменьшился или прибавился, но и например, по какому складу. Поэтому всегда есть три-пять дополнительных измерений «на всякий случай», которые можно назвать дополнительной аналитикой регистра 1С.
Как документ проводится по регистрам?
Движения документа по регистрам 1С
Посмотрим как работают регистры 1С. Вот у нас есть документ поступления товаров, в котором мы видим, что поступил товар Масло на склад Главный.
С точки зрения логики и математики этот документ имеет результат:
Масло кремлевское, Главный склад +10 (шт)
Проверим – так ли это?
Этот пункт меню покажет нам все движения документа, которые он сделал по регистрам. Как мы видим, документ сделал движения по целой куче регистров 1С, в каждый из которых он записал разную информацию (в соответствии с назначением регистра 1С). По регистру 1С Товары на складах он сделал ту проводку, которую мы с Вами рассчитали.
Как же это выглядит в регистре 1С? Откроем регистр 1С через меню Операции.
Открылся регистр 1С. Данных в нем много. Сделаем отбор только по нашему документу.
В результате мы видим движение нашего документа по регистру 1С. Оно ровно совпадает с тем, что мы рассчитали вручную:
Если мы поставим отбор не по документу, а по номенклатуре (точно таким же образом), то мы увидим движения всех документов, которые трогали эту номенклатуру. Один документ – мы купили товар. Другой – продали. Итого естественно сам регистр 1С не показывает – для этого нужно использовать отчет или запрос.
Регистры 1С бывают разные (ниже мы обсудим это). Проводки по разным регистрам 1С выглядят тоже по разному. Мы сейчас смотрели проводки по регистру накопления 1С. Вот так выглядят проводки нашего этого же документа по бухгалтерскому регистру 1С, который работает на основании бухгалтерского (налогового) плана счетов 1С.
Зачем нужны регистры 1С
Регистры 1С бывают разных видов. Цель использования регистра 1С зависит от его вида.
Регистр накопления 1С с видом «Остатки» обозначает, что будут хранится движения (приходы и расходы, которые также называют «Обороты») и дополнительно будут автоматически рассчитываться итоги (которые называют «Остатки»).
Регистр оборотов 1С ничем не отличается от регистра остатков, за исключением того, что у него не рассчитываются автоматически остатки.
Регистр оборотов 1С используют в том случае, когда у справочника логически не может быть остатка. Если нам надо учитывать продажи товаров, то мы будем использовать регистр оборотов.
Таблица движений в разрезе видов расчета и периодов. Используется в начислении заработной платы (называют Сложные периодические расчеты).
Где находятся регистры 1С
Когда мы с Вами обсуждали справочники и документы, то мы говорили, что они обычно расположены в тех или иных меню.
Регистры 1С – это внутренний, программистский объект 1С. Пользователи с ним не работают. Пользователи смотрят результаты в отчетах. Поэтому никакие регистры 1С в интерфейс пользователя обычно не выведены и их через меню открыть нельзя.
Конечно же это не касается двух программистских меню. В толстом клиенте меню Операции (в интерфейсе пользователя с административными правами):
В тонком клиенте меню Все функции, которое аналогично меню Операции, но по умолчанию спрятано (см. пункт меню Сервис, чтобы его включить):
В конфигураторе регистры расположены в соответствующих ветках.
Как происходит работа с регистрами 1С
Как мы уже обсудили только что – документ «проводится» по регистрам 1С. Понятие процесса «проведение» — имеется ввиду запись документом в регистры 1С своих результатов. Как не сложно догадаться – если документ не проведен, то он ничего не записал в регистр 1С. Это используется для создания черновиков документов.
В списке документов в первой колонке отображается статус документа. Зеленая галочка – документ проведен. В следующих колонках отмечено по каким типам регистров 1С проведен документ (наличие этих колонок зависит от конфигурации). «У» управленческий учет – регистры накопления 1С. «Б» и «Н» бухгалтерский и налоговый учет – бухгалтерские регистры 1С.
Чтобы провести документ, нажмите на него в списке правой кнопкой и нажмите Провести.
Или в самом документе кнопки проведения. Также кнопка ОК записывает и проводит документ.
Проведение документа бывает оперативное (когда дата проводимого документа больше чем дата существующих документов) и неоперативное (дата меньше, например, вчера), последнее еще называют «работа задним числом». Подробнее об этом мы обсуждали в уроке про даты в 1С.
Проведение документа в коде (в программе) прописывается программистом. Для этого откройте модуль объекта любого документа (как это сделать мы обсуждали в уроке про модули 1С). Найдите строку вида «Процедура ОбработкаПроведения(». Раскройте крестик и Вы видите программу проведения этого документа.
- Настройка проведения документа происходит следующим образом:
После этого нажмите кнопку Конструктор движений. Эта кнопка генерирует код (программу) для указанной выше процедуры ОбработкаПроведения(). Поэтому Вы должны использовать или эту кнопку или писать код вручную, так как эта кнопка затирает написанный вручную код.
Задача проста – Вы видите справа вверху реквизиты документа, слева внизу реквизиты регистра 1С. Нужно заполнить какой реквизит документа попадет в какой реквизит регистра 1С. Помочь в этом может кнопка «Заполнить выражения».
Настройка и разработка Регистров 1С
Основные особенности Регистров 1С, по закладкам:
Регистры сведений. История одного «велосипеда»
В свое время, когда я достаточно много занимался собеседованиями кандидатов на должность разработчика 1С, я нашел для себя пару-тройку совсем простых вопросов. Послушав ответы на эти вопросы можно было моментально представить себе уровень кандидата.
Один из вопросов звучал безобидно и просто: «Что такое регистр сведений?» Тем удивительнее было наблюдать, как многие буквально спотыкались об него. Впечатление было такое, как будто человек шел, шел и не заметил стеклянную дверь. Тогда-то я впервые задумался о том, что не так с этим изобретением.
На момент разработки принципиальной схемы будущей платформы 1С:Предприятие 8, уже существовала хорошо проработанная и стройная теория реляционных баз данных. Ее основные понятия: записи (кортежи), таблицы (отношения), индексы, ключи были прекрасно «подогнаны» друг к другу. Все логично и ничего лишнего. Одна лишь проблема. Все это было несколько «абстрактно» для простого человека. Поэтому идея «обернуть» понятия таблиц и связей типа один-ко-многим во что-нибудь более близкое простому человеку сработала на «ура». Назвав таблицы с реквизитом типа «Дата» документами, а таблицы без такового справочниками, создатели получили эффект, наверное, больший, чем сами ожидали. В самом деле, каждый легко мог представить себе что такое справочник и что такое документ. Потому что раньше так или иначе имел с ними дело. В одночасье базы данных стали близкими для широкого круга.
В реальном мире есть как отношения подчинения, так и отношения равноправия. Поэтому в одной записи могут оказаться несколько сущностей с равными правами. Например, если мы хотим отражать в базе данных информацию о том, какие товары по каким ценам мы берем у тех или иных поставщиков (контрагентов), тогда у нас появляются записи вида: «товар», «контрагент», «цена». Здесь «цена» несомненно подчиненная сущность. Но подчинена она уже не какой-то одной а сразу двум другим сущностям.
В теории (да и в практике тоже) баз данных это обыгрывается элементарно. Первичный ключ может быть простым, если у нас отношения подчинения (первый случай) или составным, если у нас отношения равноправия (второй случай). Это решение логично, изящно и настолько просто, что попытки найти здесь «свой путь», несомненно должны проходить по разряду «изобретений велосипеда».
Есть такая задача, которая называется «получение последних значений». Например, у вас в базе имеется следующая информация о закупочных ценах:
01.01.2019, ООО Ромашка, Ложка, 150 р.
01.02.2019, ООО Ромашка, Вилка, 120 р.
01.03.2019, ООО Ромашка, Вилка, 125 р.
01.02.2020, ООО Незабудка, Ложка, 165 р.
01.03.2020, ООО Незабудка, Ложка, 167 р.
01.08.2021, ООО Василек, Ложка, 190 р.
01.08.2021, ООО Василек, Вилка, 155 р.
01.08.2021, ООО Одуванчик, Ложка, 191 р.
Тогда последние цены конкретных товаров у конкретных поставщиков будут следующие:
01.01.2019, ООО Ромашка, Ложка, 150 р.
01.03.2019, ООО Ромашка, Вилка, 125 р.
01.03.2020, ООО Незабудка, Ложка, 167 р.
01.08.2021, ООО Василек, Ложка, 190 р.
01.08.2021, ООО Василек, Вилка, 155 р.
01.08.2021, ООО Одуванчик, Ложка, 191 р.
А последние цены просто товаров, без учета поставщиков:
01.08.2021, Ложка, 190 р.
01.08.2021, Вилка, 155 р.
01.08.2021, Ложка, 191 р.
Получается такое в результате достаточно нехитрой операции группировки и получения максимальных дат, а затем соединения с исходной таблицей. Может применяться к любому набору данных, в котором есть поле типа «Дата».
Разработчики восьмерки почему-то решили, что единственным местом, откуда эта операция может вызываться должен быть как раз регистр сведений. Только не обычный в их понимании, а особенный, который они выделили в отдельный подкласс и назвали «периодическим». Кавычки здесь более чем уместны, потому что никаких периодов там нет. Разработчики воспользовались словом, не вполне отдавая себе отчет в том, что оно означает. Но, по сравнению с остальным, это, в сущности, мелочь. «Периодический» регистр сведений отличается от обычного тем, что в состав первичного ключа помимо измерений входит т.н. «период» (который, конечно не период, а просто поле типа «Дата»).
Идея разработчиков заключалась в том, что последние записи должны быть уникальными. И надо сказать, что они верно поняли задачу. Но лучше бы они ее не решали. Если верить Эйнштейну (а у нас нет оснований ему не верить, раз мы пользуемся его формулами практически каждый день), то в реальном мире никакие два события не происходят в точности одновременно. Поэтому, имея поле типа «Дата», которое отмечает точку на временной оси, мы уже имеем уникальность. Достаточно позаботиться о том, чтобы ваша учетная система соответствовала реальному миру в фундаментальных аспектах (а время это именно такой аспект) и создать механизм обеспечивающий уникальность значения типа «Дата» как минимум в рамках информационной базы. Тогда наш результат из вышеприведенного примера естественным образом избавился бы от дублирующих значений:
01.08.2021 00:00:00 78364732678365738465734, Вилка, 155 р.
01.08.2021,00:00:00 78364732678365753438478, Ложка, 191 р.
Но разработчики посчитали, что достаточно будет хранить даты с точностью до секунды. И перед ними встала другая задача. Какой результат выдавать, в случае если запрос к их регистру сведений строится по неполному набору ключевых полей, как это было показано выше. Можно было бы выдавать результат:
01.08.2021, Ложка, 190 р.
01.08.2021, Вилка, 155 р.
01.08.2021, Ложка, 191 р.
Но это внезапно ломало концепцию уникальности последних записей. Можно было бы вызывать исключительную ситуацию при попытке построить запрос к регистру сведений. И, повторюсь, все-таки лучшим решением было обеспечение уникальности значений типа «Дата». Что же сделали разработчики, столкнувшись с очередной трудностью? А ничего! Вот просто ничего. В текущей реализации запрос к регистру сведений по неполному набору «измерений» вернет:
01.01.2019, Ложка, 150 р.
01.03.2019, Вилка, 125 р.
01.03.2020, Ложка, 167 р.
01.08.2021, Ложка, 190 р.
01.08.2021, Вилка, 155 р.
01.08.2021, Ложка, 191 р.
Как видите, результат не только потерял уникальность, он еще и перестал выдавать последние записи. Он лишен вообще какого-либо смысла. Такое ощущение, что малые дети начали что-то делать, потом у них возникли трудности, они расстроились и бросили все, как есть.
На самом деле все это не так смешно, как я здесь описываю. Потому что в реальности происходит следующее. Вы сталкиваетесь с задачей получения последних записей по неполному набору «измерений». Открываете документацию. В описании виртуальной таблицы среза последних читаете:
«Предназначена для получения наиболее поздних записей регистра сведений на указанную дату (включительно). Включает только активные записи. По каждой комбинации измерений будет найдена наиболее поздняя запись, но не более поздняя, чем указанная дата.»
Делаете вывод, что ваш запрос вернет вам последние записи, а в результате получаете бессмыслицу. Проблема здесь не только в том, что вы теряете время. Хотя и это тоже важно, если учесть, что разработчиков в 1С десятки тысяч. Гораздо серьезнее следующее. Если вы полностью доверяете разработчикам платформы, то вы не станете дотошно проверять результат и можете элементарно пропустить эту ошибку. А если вы уже обожглись на чем-то другом и теперь проверяете все досконально, то и тут нет ничего хорошего. Потому что невозможно нормально работать, если знаешь, что от разработчиков платформы можно в любой момент ожидать чего угодно.
Регистр сведений
Регистры сведений — это прикладные объекты конфигурации. Они позволяют хранить в прикладном решении произвольные данные в разрезе нескольких измерений. Например, в регистре сведений можно хранить курсы валют в разрезе валют, или цены предприятия в разрезе номенклатуры и типа цен.
Структура
Информация в регистре сведений хранится в виде записей, каждая из которых содержит значения измерений и соответствующие им значения ресурсов.
Измерения регистра описывают разрезы, в которых хранится информация, а ресурсы регистра непосредственно содержат хранимую информацию. Например, для регистра сведений Цены товаров, который имеет следующую структуру:
записи, хранимые в базе данных, будут выглядеть следующим образом:
Вместе с каждой записью, находящейся в регистре сведений, можно хранить дополнительную произвольную информацию. Для этого служат реквизиты регистра сведений.
Периодичность
Одной из возможностей регистра сведений является хранение данных не только в разрезе указанных измерений, но и в разрезе времени. Разработчик может указать минимальную периодичность, с которой записи будут заноситься в регистр:
В этом случае к каждой записи регистра будет добавляться поле Период, хранящее дату, которой были внесены записи в регистр. Использование периодичности регистра сведений позволяет не просто хранить статические данные, но и отслеживать их изменение во времени.
Например, периодический регистр сведений Цены товаров может не только хранить информацию о том, какова цена на определенную номенклатуру сейчас, но и о том, как она изменялась в прошлом (или будет изменяться в будущем):
Подчинение регистратору
Внесение изменений в регистр сведений может выполняться как вручную, так и при помощи документов. В случае, когда изменения в регистр сведений вносятся с помощью документов, к каждой записи регистра добавляется специальное поле, в котором хранится информация о регистраторе — документе, с которым связана эта запись. В процессе создания прикладного решения разработчик указывает, какой именно режим записи будет использоваться данным регистром сведений:
Использование режима записи Подчинение регистратору может потребоваться в случае, когда логика работы прикладного решения требует того, чтобы изменения, выполняемые в регистре сведений, были жестко связаны с документами, фиксирующими факты хозяйственной деятельности.
Например, изменение цен компании может производиться только определенным кругом лиц, и каждое такое изменение должно сопровождаться «бумажным» документом. В этом случае можно использовать режим подчинения регистратору, при котором изменение цен может быть выполнено только специальным документом — Изменение цен товаров.
Уникальность записей
Система обеспечивает контроль уникальности записей, хранящихся в регистре сведений. Таким образом, в регистре сведений не может находиться двух одинаковых записей. Одинаковыми считаются записи, у которых совпадает ключ записи. Ключ записи формируется системой автоматически, на основании значений, содержащихся в полях записи, и зависит от вида регистра сведений.
В общем случае в формировании ключа записи будут участвовать значения регистратора, периода и значения измерений. Таким образом, например, в непериодическом регистре сведений Цены товаров с независимым режимом записи не может существовать двух записей о розничной цене конфет ассорти. Точно так же, как в периодическом регистре сведений Цены товаров, подчиненном регистратору, не может существовать двух записей о розничной цене конфет ассорти, внесенных одной и той же датой, одним и тем же документом Изменение цен товаров.
Формы
Для того чтобы пользователь мог просматривать и изменять данные, содержащиеся в регистре сведений, система поддерживает несколько форм представления регистра. Система может автоматически генерировать все нужные формы регистра. Наряду с этим разработчик имеет возможность создать собственные формы, которые система будет использовать вместо форм по умолчанию:
Форма списка
Для просмотра данных, содержащихся в регистре сведений, используется форма списка. Она позволяет выполнять навигацию по регистру, добавлять, помечать на удаление и удалять записи регистра. Форма списка позволяет выполнять сортировку и отбор отображаемой информации по нескольким критериям:
Форма записи
Для просмотра и изменения отдельных записей регистра сведений используется форма записи. Как правило, она представляет данные в удобном для восприятия и редактирования виде: