Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры
Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.
Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Законодательные основы
Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.
Номер докладной записки по ОКУД – 0286041
Специфика докладной
Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.
Отличие от служебной записки
Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.
Отличие от объяснительной записки
Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.
Функции докладных записок
Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:
Классификация докладных записок
Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.
К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.
Автор докладной
Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.
Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.
Как грамотно составить докладную
Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.
Рекомендации к оформлению
ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.
Оформляем внутреннюю докладную
Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:
Особенности оформления внешней докладной
Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:
Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.
Реакция адресата
Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.
Конкретные образцы докладных записок
Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.
Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины
Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1
О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.
В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.
Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский
Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей
Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.
Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей
Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2
О невыполнении должностных обязанностей
Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.
В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.
Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский
Докладная записка о некорректном поведении сотрудника
Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.
Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника
Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3
О некорректном поведении сотрудника
Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.
Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.
Жалоба на учителя: образец, причины подачи. Коллективная жалоба на учителя от родителей
Письменная жалоба считается очень эффективным способом разрешения школьного конфликта. Если он объективен. Родителям, прежде чем составлять документ, стоит собрать полную, максимально объективную информацию. Вполне вероятно, что это не учитель предвзято относится к вашему ребенку, а ребенок к учителю.
Что такое жалоба на учителя
Жалоба порой остается единственным инструментом привлечения внимания соответствующих органов к конфликту. Обычно родители сначала пытаются в устной беседе с директором разрешить ситуацию, предъявив претензии и потребовав участия. Потому что и без бумажной волокиты семье, особенно ребенку, разбирательства несут стресс и тревогу. И если для разрешения проблемы достаточно разговора, тем лучше.
Причины жалобы на учителя
Некоторые «школьные» проблемы могут иметь очевидные отсылки к законодательным актам, к Конституции в частности, или административным документам системы образования.
В каких случаях нужно писать жалобу на учителя:
Куда жаловаться на учителя
Жалобу на учителя можно направить директору школы, в городской или районный отдел/департамент образования, отдел Минобразования РФ, а также в прокуратуру, полицию или суд.
Адресат, содержание и суть жалоб в каждом конкретном случае могут быть таковыми:
Как написать жалобу на учителя школы: общие правила
Составлять жалобу на учителя по принципу «бумага все стерпит» не годится. Эмоциональность, десятки восклицательных знаков – лишнее. Нужно изложить факты.
Оформляется жалоба на учителя стандартно – с заполнения «шапки». Укажите название учреждения, куда документ обращен и кому. Впишите свои данные: Ф. И. О., адрес и контакты. Далее по центру листа «жалоба», и изложение сути конфликта. В конце нужно указать, какой выход из ситуации родители считают наиболее уместным, например, просьбу об увольнении педагогического сотрудника или строгий выговор.
Как писать жалобу на имя директора
Заполняя жалобу на учителя, которая «пойдет» директору учебного заведения, не отклоняйтесь от общих стандартов. Указав необходимые сведения в «шапке» документа, не забудьте уточнить данные учителя, на которого эту жалобу, собственно, и подаете. Подробно опишите ситуацию, ставшую причиной обращения. Опирайтесь только на факты, реально имеющие место, желательно подкрепить слова доказательствами. Подготовьте ссылки на законодательные нормы, которые учитель нарушил. Не отступайте от конкретики и не валите все проблемы в один текст. Для каждого конфликта – отдельная жалоба.
Жалоба директору школы на учителя: образец
Жалоба на учителя может выглядеть следующим образом:
Моя дочь, _______________ (имя ребенка), _________ года рождения, является ученицей ___________ класса. После уроков дома пожаловалась на то, что учитель _______________ (имя учителя) отказалась принимать письменное домашнее задание, охарактеризовав почерк моего ребенка «как курица лапой», и потребовала оформить домашнее задание на компьютере, за этим и выставила из класса _______ (другие действия учителя, суть конфликта).
Такое поведение считаю недопустимым и прошу принять меры в отношении _____________ (имя учителя).
Это только образец жалобы на учителя директору, в каждом конкретном случае обращение может выглядеть иначе. Все зависит от характера нарушения, допущенного учителем.
Образец жалобы на учителя от родителей в Минобразования
В коллективной жалобе на учителя необходимо указать имена всех обратившихся, имена и данные родителей следует вписать в «шапке» жалобы. Далее – текст.
Коллективная жалоба на учителя (образец) может выглядеть так:
в Министерство образования (области, региона) на учителя по факту унижения детей
Мы, родители ______________, ________, ___________ (имена детей). Наши дети учатся в ______ классе ___________ средней школы № города _______. Учитель _________ (имя учителя) на уроке химии оскорбила наших детей и выставила их за дверь класса. Учитель решила, что во время контрольной работы они списывали и отвлекали друг друга от выполнения задания. Учитель назвала __________ хамкой, ________ неучем. А затем порвала тетради ребят и потребовала выйти из класса. Вся эта ситуация происходила на глазах одноклассников, которые полностью подтверждают рассказ наших детей о случившемся.
Узнав о конфликте, мы, Заявители, обратились к директору школы № _______________ (имя директора), но она, выслушав нас, сказала, что у учителей нервная работа и предложила забыть о «недоразумении», как выразилась директор. Отметим, извинений ни администрация школы, ни учитель не принесли, и никак не проявляют сожаления о ситуации. Когда же мы, родители, объяснили педагогам, что наши дети отказываются посещать школу из-за того, что им стыдно и неловко после публичных учительских оскорблений, нам пригрозили отчислением из школы, что является нарушением Конституции РФ и Устава школы.
Просим обратить внимание на проблему, и разрешить конфликт.
Жалоба на учителя, унизившего достоинство ребенка или из-за необъективности: образец
Жалоба на учителя, своими действиями или словами допустившего унижение ученика, начинается со стандартно оформленной «шапки». Далее потребуется конкретное и подробное описание ситуации и доказательство факта занижения оценок.
Мы, родители _____________ (имя ребенка), обучающегося в ___________ классе, школы № ____________ в городе __________. Наш ребенок испытывает постоянный стресс и давление со стороны учителя ____________ (имя учителя). Она считает, что наша дочь, являющаяся чемпионкой области по художественной гимнастике, способна только на занятия физкультурой. Именно так она периодически и при всем классе заявляет. Хотя наша дочь не может добиться положительных оценок только по предмету этого учителя. Кроме алгебры, у нашего ребенка одни четверки и пятерки, часто приглашают участвовать в олимпиадах и конкурсах. Мы наняли репетитора по алгебре, который тоже считает, что ____________ предвзято относится к знаниям нашей дочери по предмету.
Периодические унижения на уроке ____________ вынудили нас обратиться к детскому психологу. На наши неоднократные просьбы прекратить дискриминацию нам было отказано.
Просим разобраться в ситуации и принять меры. Пояснительные записки детского психолога и репетитора прилагаем к жалобе.
Жалоба на педагога в начальных классах
Очень часто обращение к психологу требуется родителям, которые хотят написать жалобу на учителя начальных классов. Процесс осложняется тем, что маленькие дети могут многое выдумать из действий учителя или умолчать о нарушениях. Только специалист может ответить на вопрос, было ли нарушение со стороны учителя, или это фантазия ребенка. А также определить, что является причиной вдруг изменившегося поведения маленького ученика. Профессиональный психолог легко докопается до истины. Поэтому к жалобе на учителя начальных классов приложите письменное заключение детского психолога. В остальном документ почти не отличается от формы других жалоб.
Служебная записка: как написать, примеры и образцы
Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.
Что такое служебная записка
Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.
Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.
Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.
Виды служебных записок
Можно выделить следующие разновидности служебных записок.
Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.
Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.
Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.
Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.
Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.
На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.
Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».
Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».
Правила составления служебных записок
Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.
При составлении «служебок» желательно ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3 ГОСТ), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5 ГОСТ).
Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.
Как написать служебную записку
Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).
Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).
Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.
При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.
Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).
И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.
Образец служебной записки
